e-Kirjuri › Oppaat ja tarinat › Työajan sijaintikuittaus

Sijaintikuittaus: työ alkoi ja päättyi kohteella, ilman seurantaa

Joskus pitää pystyä näyttämään, että käynti todella tehtiin: asiakas kiistää huoltokäynnin tai ihmettelee tunteja. e-Kirjurin sijaintikuittaus tallentaa työntekijän sijainnin vain kahdesti, kun työ alkaa ja kun se päättyy. Liikkumista ei seurata, eikä sijaintia lueta muulloin.

Valinnainen ja maksuton. Sijaintikuittaus on oletuksena pois päältä. Sen kytkee käyttöön yrityksen hallinto, kun käyttöönotto on käsitelty henkilöstön kanssa.

Näin sijaintikuittaus toimii

1. Työntekijä painaa kohteella työaika-ajastimen Aloita työ (tai matkan jälkeen Saavuin, aloita työ). Puhelin antaa sijainnin kerran, ja se tallentuu kirjaukseen.
2. Työn aikana sijaintia ei lueta. Ajastin käy palvelimella, vaikka sovelluksen sulkisi.
3. Lähtiessään työntekijä painaa Lopeta työ. Sijainti luetaan toisen kerran, ja tuntilomake täyttyy tarkistettavaksi.

Sijainti tallennetaan noin 100 metrin tarkkuudella: puhelin pyöristää koordinaatit jo ennen lähettämistä, joten tarkka paikka ei koskaan tule palvelimelle. Matkan alussa sijaintia ei lueta, koska matka alkaa usein kotoa. Käsin kirjatuille tunneille sijaintia ei ole lainkaan.

Jos puhelin ei anna sijaintia (lupa estetty, ei paikannusta sisätiloissa tai haku ei valmistu), ajastin ja kirjaus toimivat silti, ja kirjaukseen jää merkintä ei sijaintia.

Etäisyys kohteesta

Kun työmaalle tallennetaan kerran sijainti, kirjauksessa näkyy etäisyys kohteesta, esimerkiksi Kohteella (alle 200 m) tai 1,2 km kohteesta. Työmaan sijainnin voi ottaa ensimmäisestä kuittauksesta yhdellä napilla. Osoitteita ei lähetetä karttapalveluille, eikä sovellus muunna koordinaatteja osoitteiksi.

Työnjohtaja voi avata kuittauksen kartalla: Näytä kartalla avaa OpenStreetMapin uuteen välilehteen, ja avaaminen kirjautuu kirjauksen historiaan. Karttaa ei upoteta sovellukseen.

Kuka näkee sijainnin

• Työntekijä näkee omat kuittauksensa kirjauksen tiedoista.
• Työnjohto näkee kirjauksen tiedoissa, saatiinko sijainti alussa ja lopussa, paikannuksen tarkkuuden ja etäisyyden kohteesta.
• Asiakas ei näe sijaintia. Se ei näy tuntilapun PDF:ssä, asiakkaan hyväksyntäsivulla eikä palkanlaskennan viennissä.

Sovelluksessa ei ole karttanäkymää, reittejä eikä raporttia, joka kokoaisi työntekijän sijainteja.

Laki ja käyttöönotto

Työntekijän sijainnin tallentaminen on työelämän tietosuojalain (759/2004) 21 §:ssä tarkoitettua teknistä valvontaa, vaikka pisteitä on vain kaksi. Siksi ennen käyttöönottoa:

1. Käsittele asia henkilöstön kanssa. Vähintään 20 työntekijän yrityksessä yhteistoimintalain mukaisessa vuoropuhelussa, pienemmässä kuulemalla työntekijöitä.
2. Määrittele käyttötarkoitus. Esimerkiksi: kirjauksen alkamis- ja päättymispaikan todentaminen, jos asiakas kiistää käynnin. Sijaintia ei käytetä työntekijän seurantaan eikä työtehon arviointiin.
3. Tiedota työntekijöille mitä tallennetaan, milloin ja kuka sen näkee. e-Kirjuri näyttää lisäksi jokaiselle työntekijälle ilmoituksen ensimmäisellä ajastimen käynnistyksellä.
4. Arvioi, tarvitaanko tietosuojan vaikutustenarviointi tai jo tehdyn päivitys.

Sovellus kysyy kytkimen päälle laittamisen yhteydessä vahvistuksen siitä, että käyttöönotto on käsitelty ja työntekijöille tiedotettu, ja kirjaa vahvistuksen tapahtumalokiin. Kytkimen voi muuttaa vain hallinto tai työnjohtaja, jolla on hallinto-oikeus. Käsittely perustuu työnantajan oikeutettuun etuun, ei työntekijän suostumukseen; puhelimen oma lupakysely ei ole suostumus.

Säilytys

Yritys valitsee, poistetaanko sijainti automaattisesti 3, 6 vai 12 kuukauden kuluttua (oletus 6 kuukautta). Kuittaus poistuu myös hyväksytyiltä riveiltä, koska sijainti ei ole osa tuntikoontia, ja aiemmin, jos tuntirivi poistetaan. Tunnit ja työaikakirjanpito säilyvät ennallaan.

Mitä sijainti ei todista

Sijaintikuittaus on apuväline. Puuttuva sijainti ei osoita, ettei työntekijä ollut kohteella: lupa voi puuttua, ja sisätiloissa paikannus ei usein toimi. Etäisyys lasketaan pyöristetyistä pisteistä, joten alle 200 metrin ero tulkitaan kohteella olemiseksi. Tärkein todiste käynnistä on edelleen tilaajan hyväksymä tuntilappu.

Käyttöönotto sovelluksessa

1. Avaa Hallinta → Asetukset → Työaika-ajastin ja kytke Työaika-ajastin käytössä, jos se ei vielä ole päällä.
2. Kytke Sijaintikuittaus käytössä, lue muistutus, valitse säilytysaika, rastita vahvistus ja paina Ota käyttöön.
3. Tallenna työmaalle sijainti ensimmäisestä kuittauksesta kirjauksen sivulla (Käytä alun sijaintia kohteen sijaintina), niin etäisyys näkyy jatkossa.

Usein kysyttyä

Kokeile e-Kirjuria Kysy lisää

Lue myös: Asennus ja huolto · Tilaajan hyväksyntä · Sähköinen työaikakirjanpito · Tietosuoja · Kaikki oppaat ja tarinat