e-Kirjuri › Oppaat ja tarinat › Sijaintikuittauksen vaikutustenarviointi
Vaikutustenarvioinnin pohja: sijaintikuittaus
Pohja, ei valmis arviointi. Työnantaja rekisterinpitäjänä tekee vaikutustenarvioinnin ja vastaa sen sisällöstä. Tähän on koottu e-Kirjurin tiedot sijaintikuittauksesta ja runko, jota täydennät omilla tiedoillasi kohdissa [täydennä]. Pohja ei ole oikeudellinen neuvo, eikä e-Kirjuri arvioi lopputulosta.
Kun otat käyttöön sijaintikuittauksen, työntekijän sijainti tallentuu työn alussa ja lopussa. Se on työntekijöiden teknistä valvontaa ja sijaintitiedon käsittelyä, joten tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen vaikutustenarviointi on tehtävä ennen käyttöönottoa, tai jo tehty arviointi päivitettävä. Pohjassa e-Kirjuria koskevat tiedot ovat valmiina; omat tiedot, perustelut ja riskiarvion täydennät itse.
1. Tarvitaanko arviointi?
Arviointi on tehtävä, kun käsittely todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyille (tietosuoja-asetuksen 35 artikla). Tietosuojavaltuutetun luettelon mukaan arviointi vaaditaan, kun käsitellään sijaintitietoja ja lisäksi täyttyy vähintään yksi muu korkean riskin kriteeri. Sijaintikuittauksessa täyttyy ainakin yksi ja todennäköisesti kaksi:
- Heikossa asemassa olevat rekisteröidyt: työntekijät suhteessa työnantajaan. Tämä täyttyy aina.
- Järjestelmällinen valvonta: sijainti tallennetaan suunnitelmallisesti jokaisen ajastinkirjauksen alussa ja lopussa, vaikka liikkumista ei seurata.
Samaan lopputulokseen johtaa tietosuojatyöryhmän ohje (WP248, Euroopan tietosuojaneuvoston vahvistama): arviointi on yleensä tehtävä, kun kaksi sen kriteereistä täyttyy. Kahden pisteen rajaus, pyöristys ja lyhyt säilytys pienentävät riskiä, ja ne kirjataan arviointiin, mutta ne eivät poista arvioinnin tarvetta. Jos olet jo arvioinut e-Kirjurin käytön (esimerkiksi poissaolojen terveystietojen vuoksi), päivitä se arviointi tällä osiolla (35 artiklan 11 kohta).
2. Perustiedot
| Kohta | Tieto |
|---|---|
| Rekisterinpitäjä | [yrityksen nimi ja Y-tunnus] |
| Arvioinnin tekijä ja päivämäärä | [täydennä] |
| Tietosuojavastaava tai muu kuultu henkilö | [nimi tai "ei nimetty"] |
| Käsittelijä | Ajastamo Tmi (e-Kirjuri-palvelu), käsittelysopimus (DPA) versio [1.10 tai uudempi] |
| Käyttöönoton suunniteltu päivä | [täydennä] |
| Keitä koskee | [työntekijät, esimerkiksi huoltoasentajat, noin 12 henkilöä; välillisesti kotitalousasiakkaat, joiden kohteelle tallennetaan sijainti] |
3. Käsittelyn kuvaus
Seuraava kuvaus vastaa e-Kirjurin toimintaa 11.10.2026 (käsittelysopimus versio 1.10). Sitova kuvaus on käsittelysopimuksen liitteissä A (tiedot ja käsittelytoimet), B (alikäsittelijät) ja C (suojatoimet); jos tämä sivu ja käsittelysopimus poikkeavat toisistaan, käsittelysopimus ratkaisee. Kopioi liitteiden tekstit arviointisi liitteeksi.
| Kohta | e-Kirjurissa |
|---|---|
| Mitä tallennetaan | Leveys- ja pituusaste noin 100 metrin tarkkuuteen pyöristettynä (kolme desimaalia), paikannuksen tarkkuus metreinä, aikaleima palvelimen kellosta ja vaihe (työn alku tai loppu). Jos sijaintia ei saada, syy (lupa estetty, ei paikannusta, aikakatkaisu). Tarkkaa sijaintia, reittejä tai yhteenvetoja ei tallenneta. |
| Milloin | Vain kun työntekijä painaa ajastimen Aloita työ tai Saavuin, aloita työ ja Lopeta työ. Ei matkan alussa, ajastimen käydessä, taustalla eikä käsin kirjatuille tunneille. |
| Mistä tieto tulee | Työntekijän omasta laitteesta hänen painalluksestaan. e-Kirjurin verkkosovellus pyöristää koordinaatit laitteessa ennen lähettämistä, joten tarkka sijainti ei tule palvelimelle. |
| Kuka näkee | Työntekijä omat kuittauksensa, työnjohto kirjauksen tiedoissa. Ei asiakkaalle tai hyväksyjälle, ei tuntilapuille, koonteihin, työnjohtajan CSV-vienteihin eikä palkanlaskennan vientiin. Palvelussa ei ole näkymää tai raporttia, joka kokoaisi työntekijän sijainteja. |
| Käsittelijä ja alikäsittelijät | Ajastamo Tmi käsittelijänä (ylläpito ja tukitila, käsittelysopimuksen liite C3). Palvelin ja tietokanta alikäsittelijä Railwayn alustalla EU:ssa (liite B). Sijaintia ei lähetetä muille. |
| Kartta | Työnjohtaja voi avata yhden kuittauksen kartalla (Näytä kartalla). Silloin hänen selaimensa avaa OpenStreetMapin uuteen välilehteen ilman viittaajatietoa, ja karttapalvelu saa selaimen IP-osoitteen ja pyöristetyt koordinaatit, ei nimeä, aikaa eikä tietoa työaikapalvelusta. Avaus kirjautuu kirjauksen historiaan. Karttaa ei upoteta sovellukseen (liite B). |
| Kohteen sijainti | Työnjohto voi tallentaa työkohteelle sijainnin (kolme desimaalia), jotta etäisyys kohteesta näkyy. Osoitteita ei muunneta koordinaateiksi eikä koordinaatteja osoitteiksi. Kohteen sijainti näkyy vain työnjohdolle ja säilyy kohteen tietojen mukana, kunnes työnjohto poistaa sen. Kotitalouskohteessa se on yksityishenkilön asuinpaikan tieto: [milloin poistatte sijainnin, esimerkiksi kun kohde merkitään valmiiksi]. |
| Säilytys | Automaattinen poisto valitun ajan jälkeen: [3 / 6 / 12 kk] (oletus 6 kk; palvelu ei säilytä yli 12 kk). Poistuu myös, kun tuntirivi poistetaan, ja lukittu koonti ei estä poistoa. Jos lisäosa kytketään pois, keruu loppuu heti ja tallennetut kuittaukset poistuvat säilytysajan mukaan tai pyynnöstä heti. Varmuuskopioista viimeistään kolmen kuukauden kuluttua poistosta (käsittelysopimuksen kohta 12.4). |
| Missä | Palvelin ja tietokanta EU:ssa (Alankomaat, käsittelysopimuksen kohta 7.1). Alustan toimittaja on yhdysvaltalainen yhtiö, jonka tukitoiminnot ovat Yhdysvalloissa; siirtoperuste (EU–US Data Privacy Framework ja vakiosopimuslausekkeet) on liitteessä B. |
4. Tarkoitus ja oikeusperuste
Tarkoitus (tarkenna omaksesi; palvelusopimuksen kohta 4.4 rajaa käytön kirjauksen alkamis- ja päättymispaikan todentamiseen, eikä oma määrittely voi olla sitä laajempi): ajastimella tehdyn tuntikirjauksen alkamis- ja päättymispaikan todentaminen, esimerkiksi kun asiakas kiistää käynnin tai kirjauksen oikeellisuus on muuten selvitettävä. [täydennä]
Mihin tietoa ei käytetä: jatkuvaan seurantaan, liikkumisen tai reittien seurantaan eikä työtehon tai työsuorituksen arviointiin eikä muuhun tarkoitukseen (palvelusopimuksen kohta 4.4).
Oikeusperuste: työnantajan oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Suostumus ei yleensä kelpaa työsuhteessa osapuolten epätasapainon vuoksi, eikä puhelimen lupakysely ole tietosuoja-asetuksen tarkoittama suostumus. Työntekijällä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaisen tilanteensa perusteella (21 artikla); miten käsittelette vastustuksen: [täydennä]. Kirjaa tasapainotesti:
- Työnantajan etu: [esimerkiksi laskutuksen ja palkanmaksun perusteena olevien kirjausten oikeellisuus, asiakasriidat]
- Työntekijän odotukset ja vaikutus: kaksi pistettä, pyöristys, lyhyt säilytys, käsitelty ja tiedotettu ennen käyttöönottoa. [täydennä]
- Johtopäätös: [täydennä]
Työelämän tietosuojalaki: tiedon on oltava välittömästi tarpeellinen työsuhteen kannalta (3 §), se kerätään ensisijaisesti työntekijältä itseltään (4 §), ja teknisen valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja menetelmät käsitellään yhteistoimintamenettelyssä tai työntekijöitä kuullen ennen käyttöönottoa, minkä jälkeen työnantaja määrittelee käyttötarkoituksen ja menetelmät ja tiedottaa niistä työntekijöille (21 §).
5. Tarpeellisuus ja oikeasuhteisuus
Miksi tietoa tarvitaan: [esimerkiksi kiistetyt huoltokäynnit vuodessa, miksi tilaajan hyväksymä tuntilappu ei yksin riitä]
Sijaintikuittauksessa valmiina olevat rajaukset:
- Vain kaksi pistettä kirjausta kohden, ei seurantaa.
- Pyöristys noin 100 metriin jo laitteessa.
- Paikannuksen tarkkuus tallennetaan ja etäisyys näytetään kynnyksellä (alle 200 m = kohteella), jotta tietoa ei tulkita tarkemmaksi kuin se on (tietojen täsmällisyys, 5 artiklan 1 kohdan d alakohta).
- Oletuksena pois päältä; käyttöönoton voi tehdä vain hallinto-oikeutettu, joka vahvistaa henkilöstön kanssa käsittelyn, ja vahvistus kirjautuu tapahtumalokiin.
- Ei estä työtä: kirjaus onnistuu ilman sijaintia.
- Lyhyt, valittava säilytysaika ja automaattinen poisto.
- Ei asiakkaalle, ei tuntilapuille, ei palkanlaskentaan.
Harkitut vaihtoehdot ja miksi ne eivät riitä: [esimerkiksi pelkkä tilaajan kuittaus, valokuva kohteelta]
6. Riskit ja suojatoimet
Arvioi jokaisen riskin todennäköisyys ja vakavuus omassa toiminnassasi (pieni / kohtalainen / suuri) ja kirjaa jäljelle jäävä riski. Suojatoimista osa on e-Kirjurissa valmiina (käsittelysopimuksen liitteet A ja C), osa on omia toimiasi; merkitse omat toimet ja vastuuhenkilö.
| Riski työntekijälle tai asiakkaalle | Suojatoimet | Jäljelle jäävä riski |
|---|---|---|
| Työntekijä kokee kuittauksen jatkuvaksi valvonnaksi, ja luottamus kärsii. | Sijainti vain kahdesti (työn alku ja loppu), ei matkalla eikä taustalla. Ilmoitus jokaiselle työntekijälle ensimmäisellä käynnistyksellä ja pysyvä selite ajastimessa. Käyttöönotto käsitelty henkilöstön kanssa. | [täydennä] |
| Väärä päätelmä: puuttuva sijainti tai epätarkka paikannus tulkitaan niin, ettei työntekijä ollut kohteella. | Merkintä "ei sijaintia" kertoo syyn (lupa, paikannus, aikakatkaisu). Työnjohtajan ohje kirjauksen tiedoissa: puuttuva sijainti ei osoita mitään. Etäisyys kynnyksellä "Kohteella (alle 200 m)". Työntekijää kuullaan ennen johtopäätöksiä [oma menettely]. | [täydennä] |
| Tietoa käytetään muuhun kuin määriteltyyn tarkoitukseen, esimerkiksi työtehon arviointiin. | Käyttötarkoitus määritelty ja tiedotettu. Palvelussa ei ole karttanäkymää, reittejä eikä raporttia, joka kokoaisi sijainteja. Kartan avaaminen kirjautuu kirjauksen historiaan. | [täydennä] |
| Kotitalousasiakkaan kohteen sijainti on yksityishenkilön asuinpaikan tieto. | Kohteen sijaintia käytetään vain etäisyyden laskemiseen, se näkyy vain työnjohdolle eikä koonneissa tai PDF:issä. Osoitteita ei lähetetä karttapalveluille, eikä koordinaatteja muunneta osoitteiksi. Työnjohto poistaa kotitalouskohteen sijainnin, kun sitä ei enää tarvita [oma menettely]. | [täydennä] |
| Sijaintitiedot säilyvät tarpeettoman pitkään. | Automaattinen poisto valitun ajan jälkeen (3, 6 tai 12 kk, ei koskaan yli 12 kk). Kuittaus poistuu myös, kun tuntirivi poistetaan, ja varmuuskopioista viimeistään kolmen kuukauden kuluttua. Sijaintia ei kopioida tuntirivin muutoshistoriaan eikä sovelluslokeihin. | [täydennä] |
| Luvaton pääsy tietoihin tai tietoturvaloukkaus palvelussa. | Kirjautuminen ja roolit: työntekijä näkee vain omat kuittauksensa, työnjohto yrityksen omat; hallinto-oikeus tarvitaan kytkimeen. Salattu liikenne ja tietokanta, asiakkaiden tietojen erottelu, rajattu ja lokitettu tukitila, varmuuskopiot (käsittelysopimuksen liite C1–C3, C6). Käsittelijä ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta rekisterinpitäjälle käsittelysopimuksen kohdan 9 mukaisesti; oma ilmoitusmenettely 33–34 artiklan mukaan: [täydennä]. | [täydennä] |
| Tieto päätyy kolmannelle osapuolelle karttaa avattaessa. | Kartta avataan vain työnjohtajan painalluksesta uuteen välilehteen ilman viittaajatietoa; karttapalvelu saa avaajan selaimen IP-osoitteen ja pyöristetyt koordinaatit, ei nimeä, aikaa eikä tietoa työaikapalvelusta. Karttaa ei upoteta sovellukseen. Avaus kirjautuu kirjauksen historiaan. Ohje työnjohdolle: avaa kartta vain, kun kirjausta selvitetään [täydennä]. | [täydennä] |
7. Rekisteröidyn oikeudet
| Oikeus | Miten toteutuu |
|---|---|
| Informointi (13 artikla, työelämän tietosuojalaki 21 §) | Työnantajan tiedote ja tietosuojaselosteen päivitys ennen käyttöönottoa (mallilause käsittelysopimuksen kohdassa 3.2). e-Kirjuri näyttää lisäksi ilmoituksen ensimmäisellä ajastimen käynnistyksellä ja pysyvän selitteen ajastimessa. [miten ja milloin tiedotatte] |
| Pääsy omiin tietoihin (15 artikla) | Työntekijä näkee omat kuittauksensa kirjauksen tiedoista samassa muodossa kuin työnjohto. Laajemman pyynnön käsittely: [täydennä] |
| Oikaisu (16 artikla) | Sijainti on laitteen mittaustulos, jota ei muokata. Jos työntekijä kiistää tulkinnan, hänen selvityksensä kirjataan [minne], ja puuttuvaa tai epätarkkaa sijaintia ei tulkita hänen vahingokseen. |
| Poisto (17 artikla) | Automaattinen poisto valitun ajan jälkeen; aiemmin tuntirivin poistolla tai pyynnöstä käsittelijältä. Hyväksytty ja lukittu koonti ei estä sijainnin poistoa (käsittelysopimuksen liite A3). |
| Vastustaminen (21 artikla) | Työntekijä voi vastustaa käsittelyä henkilökohtaisen tilanteensa perusteella. Työnantaja käsittelee vastustuksen itse: [kuka, miten, määräaika]. Kirjaus onnistuu ilman sijaintia, eikä sovellus pakota antamaan sitä. |
| Automaattinen päätöksenteko (22 artikla) | Ei ole. "Kohteella" tai "1,2 km kohteesta" on näytettävä laskelma, eikä sovellus tee sen perusteella mitään. Johtopäätökset tekee ihminen työntekijää kuultuaan. |
| Pyynnöt käsittelijälle | Jos työntekijä kääntyy e-Kirjurin tuen puoleen, tuki ohjaa pyynnön työnantajalle (käsittelysopimuksen kohta 8.3). |
8. Henkilöstön kuuleminen ja tiedottaminen
| Kohta | Tieto |
|---|---|
| Käsittely henkilöstön kanssa | [yhteistoimintalain vuoropuhelu (vähintään 20 työntekijää) tai työntekijöiden kuuleminen, päivämäärä] Sama käsittely on myös tietosuoja-asetuksen 35 artiklan 9 kohdan mukainen rekisteröityjen tai heidän edustajiensa näkemysten kuuleminen; kirjaa esitetyt näkemykset ja miten ne huomioitiin. |
| Käyttötarkoitus ja menetelmät määritelty | [täydennä] |
| Tiedote työntekijöille | [miten ja milloin] |
| Työntekijöiden tietosuojaseloste päivitetty | [päivä; mallilause käsittelysopimuksen kohdassa 3.2] |
| Seloste käsittelytoimista päivitetty (30 artikla) | [päivä; työntekijöiden tietojen käsittely ei ole satunnaista, joten seloste on pidettävä myös alle 250 työntekijän yrityksessä] |
| Työnjohdon ohje | [kuka saa avata kartan ja milloin; puuttuva sijainti ei osoita mitään; työntekijää kuullaan ennen johtopäätöksiä] |
| Sovelluksen ilmoitus | e-Kirjuri näyttää jokaiselle työntekijälle ilmoituksen ensimmäisellä ajastimen käynnistyksellä. |
9. Johtopäätös
Jäljelle jäävä riski: [täydennä]. Jos korkea riski jää suojatoimista huolimatta, tietosuojavaltuutettua on kuultava ennen käyttöönottoa (36 artikla); muuten arviointia ei lähetetä viranomaiselle eikä e-Kirjurille, vaan se säilytetään omassa dokumentaatiossa osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi (5 artiklan 2 kohta).
Päätös ja allekirjoitus: [täydennä]
Arviointi päivitetään, kun käyttötarkoitus, säilytysaika, henkilöstön määrä tai sovelluksen toiminta muuttuu (e-Kirjuri ilmoittaa käsittelysopimuksen muutoksista sen kohdan 14.4 mukaan), ja muutenkin [esimerkiksi vuosittain].
e-Kirjurin osuus
Ajastamo Tmi käsittelee sijaintitietoja e-Kirjurin käsittelijänä ja avustaa arvioinnissa antamalla palvelua koskevat tiedot (käsittelysopimuksen kohta 4.6 ja liitteet A–C). Arvioinnin tekee rekisterinpitäjä, ja se päättää lopputuloksesta. Palvelun toimintaa koskevat kysymykset: tuki@ekirjuri.fi. Oikeudellisissa kysymyksissä käänny oman asiantuntijasi tai tietosuojavaltuutetun ohjeiden puoleen.
Usein kysyttyä
Pitääkö pienen yrityksen tehdä vaikutustenarviointi?
Velvollisuus ei riipu yrityksen koosta vaan käsittelyn riskistä. Työntekijöiden sijaintitiedon tallentaminen on teknistä valvontaa, joten arviointi on tehtävä myös pienessä yrityksessä. Pienessä yrityksessä, jossa käyttö on rajattu tähän pohjaan kuvatulla tavalla, arviointi on tavallisesti muutaman sivun dokumentti.
Tekeekö e-Kirjuri arvioinnin puolestamme?
Ei. Rekisterinpitäjä eli työnantaja tekee arvioinnin ja vastaa siitä. e-Kirjuri antaa sovelluksen tiedot (käsittelysopimuksen liitteet A–C) ja tämän pohjan, eikä arvioi lopputulosta.
Riittää, että sijainti pyöristetään ja säilytys on lyhyt, eikä arviointia tarvita?
Ei. Pyöristys, kaksi pistettä ja lyhyt säilytys pienentävät riskiä ja kirjataan arviointiin suojatoimina, mutta tietosuojavaltuutetun luettelon mukaan sijaintitietojen käsittely työntekijöistä edellyttää arvioinnin.
Riittääkö tämä sivu sellaisenaan?
Ei. Täydennä kohdat [täydennä] omilla tiedoillasi, arvioi riskit omassa toiminnassasi ja säilytä valmis arviointi. Pohja ei ole oikeudellinen neuvo.
Missä vaiheessa arviointi tehdään?
Ennen kuin kytket sijaintikuittauksen päälle. Samaan aikaan käsitellään käyttöönotto henkilöstön kanssa ja tiedotetaan työntekijöille.
Lue myös: Työajan sijaintikuittaus · Tietosuoja · Kaikki oppaat ja tarinat