e-Kirjuri › Oppaat ja tarinat › Työaikakirjanpito
Työaikakirjanpito: mitä työaikalaki vaatii
Jokaisen työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä työaikalain 32 § siihen vaatii ja miten vaatimukset täyttyvät, kun tunnit kirjataan sähköisesti.
Mitä kirjanpitoon merkitään
Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. Laki antaa kaksi tapaa:
- säännöllisen työajan tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit ja niistä maksetut korvaukset, tai
- kaikki tehdyt tunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit ja niistä maksetut korotukset.
Jos käytössä on työaikapankki, kirjaa pidetään myös pankkiin säästetyistä ja sieltä pidetyistä eristä.
Kuinka kauan säilytetään
Työaikakirjanpito säilytetään työaikalain mukaisen kanneajan loppuun. Lue tarkemmin oppaasta tuntilappujen säilytysaika.
Kuka saa nähdä kirjanpidon
Työntekijällä on pyynnöstä oikeus saada kirjallinen selvitys häntä koskevista merkinnöistä. Työsuojeluviranomaiselle ja luottamusmiehelle on pyydettäessä toimitettava jäljennös.
Näin vaatimukset täyttyvät e-Kirjurissa
- Tunnit työntekijöittäin: jokainen kirjaus on työntekijän, päivän ja työkohteen rivi.
- Ylityö ja sunnuntaityö erikseen: kun yritykselle on valittu työehtosopimuksen ala, tunnit jaetaan automaattisesti normaaliin työhön, ylityöhön ja sunnuntai- tai pyhätyöhön. Katso ylityön laskeminen.
- Selvitys työntekijälle: työntekijä näkee omat kirjauksensa sovelluksessa ja saa hyväksytyistä koonneista oman PDF:nsä.
- Muutokset jäljitettävissä: tapahtumahistoria kertoo, kuka kirjasi tai korjasi minkäkin rivin ja milloin.
e-Kirjuri ei laske palkkoja. Korvausten euromäärät tulevat palkanlaskennasta, johon tunnit voi viedä tiedostona lisäosalla.
Esimerkki: yksi viikko kirjanpidossa
Työntekijä tekee maanantaista perjantaihin 8 tuntia ja lauantaina 4 tuntia. Viikon tunnit ovat 44, joten viikkoylityötä on 4 tuntia (+50 %). Kirjanpitoon merkitään jokaisen päivän tunnit sekä ylityö ja siitä maksettu korotus. e-Kirjurissa sama näkyy viikkolistassa: normaalit tunnit 40 h ja ylityö 50 % 4 h.
Usein kysyttyä
Koskeeko työaikakirjanpito pientä yritystä?
Kyllä. Velvollisuus koskee kaikkia työnantajia yrityksen koosta riippumatta.
Riittääkö paperinen tuntilappu työaikakirjanpidoksi?
Laki ei vaadi sähköistä kirjanpitoa, mutta tietojen on oltava kirjattuina ja säilytettyinä niin, että ne voi esittää pyydettäessä.
Pitääkö ylityö merkitä erikseen?
Kyllä. Yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit merkitään erikseen kummassakin laissa sallitussa tavassa.
Pitääkö työntekijän allekirjoittaa työaikakirjanpito?
Laki ei vaadi allekirjoitusta. Työntekijällä on kuitenkin oikeus saada kirjallinen selvitys häntä koskevista merkinnöistä (työaikalaki 32 §).
Lue myös: Työaikakirjaus-sovellus · Tuntilappujen säilytysaika · Tuntilista ja tuntikortti · Kaikki oppaat ja tarinat