e-Kirjuri – Tietosuojaseloste: asiakkuudet ja yhteydenotot
Päivitetty 5.10.2026 · versio 1.6
Sivuston ekirjuri.fi evästeistä ja analytiikasta kerrotaan sivuston tietosuojaselosteessa.
1. Rekisterinpitäjä
Ajastamo Tmi
Y-tunnus 3209881-5
Kahvimaantie 31a, 02570 Siuntio
Sähköposti info@ekirjuri.fi
Puhelin +358 50 355 8447
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Jyrki Väyrynen, info@ekirjuri.fi
3. Mitä tämä seloste koskee
3.1 Tämä seloste kertoo, miten Ajastamo Tmi käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä e-Kirjuri-palvelun asiakkuuksissa ja myynnissä:
- asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, sopimusten allekirjoittajien ja laskutuksen yhteyshenkilöiden tiedot
- tukipyynnöt ja muu asiakasviestintä
- yhteydenotot ekirjuri.fi-sivuston lomakkeella, sähköpostilla ja puhelimella.
3.2 Seloste ei koske e-Kirjuri-palveluun tallennettuja työntekijöiden tietoja. Palvelussa olevien työaika-, poissaolo- ja muiden tietojen rekisterinpitäjä on työnantaja eli e-Kirjuria käyttävä yritys. Ajastamo Tmi käsittelee niitä vain työnantajan lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Jos olet työntekijä tai asiakkaan hyväksyjä ja haluat tietää, miten tietojasi käsitellään palvelussa, ota yhteyttä työnantajaasi tai yritykseen, joka lähetti sinulle hyväksyntäpyynnön.
3.3 ekirjuri.fi-sivuston analytiikasta ja evästeistä kerrotaan sivuston tietosuojaselosteessa ja evästekäytännössä (ekirjuri.fi/tietosuoja.html ja ekirjuri.fi/evasteet.html). Sivuston seloste viittaa tähän selosteeseen.
4. Rekisteröidyt
- Asiakasyritysten yhteyshenkilöt ja sopimusten allekirjoittajat
- Asiakasyritysten laskutuksen yhteyshenkilöt
- Asiakasyritysten käyttäjät, jotka ottavat yhteyttä tukeen
- Asiakasyritysten käyttäjät käytön seurannan osalta (vain automaattinen laskenta yrityskohtaisiksi lukumääriksi, ks. kohta 6)
- Mahdolliset asiakkaat, jotka ottavat yhteyttä lomakkeella, sähköpostilla tai puhelimella.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
| Tietoryhmä | Tiedot |
|---|---|
| Yhteystiedot | Nimi, asema, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero |
| Sopimustiedot | Sopimuksen alkamis- ja päättymispäivä, irtisanomisaika, käsittelysopimuksen (DPA) allekirjoituspäivä, asiakkaan e-Kirjuri-tunnus, yrityksen tila (kokeilu, aktiivinen, suljettu) |
| Sähköisen allekirjoituksen tiedot | Allekirjoittajan nimi, asema, sähköposti, allekirjoitusaika ja allekirjoituspalvelun tapahtumaloki (esim. IP-osoite ja todennustapa) |
| Allekirjoittajan tunnistus | Sopimuksen yhteyshenkilön puhelinnumero, johon lähetetään kertakäyttöinen vahvistuskoodi, sekä tunnistuksen aika ja numeron neljä viimeistä numeroa. Koodia ei tallenneta selväkielisenä; se on voimassa 10 minuuttia. |
| Laskutustiedot | Laskutusosoite, verkkolaskuosoite ja operaattori, laskutuksen sähköposti, laskut ja niiden rivit, maksut ja maksujen tila, eräpäivämuistutukset ja perintään siirto, hyvityslaskut ja palautukset (palautuksen tilinumero), palvelutyön kirjaukset (päivä, kesto, kuvaus) |
| Asiakasviestintä | Tukipyyntöjen ja muiden viestien sisältö ja ajankohta |
| Yhteydenottolomake | Nimi, sähköposti, yritys, työntekijämäärä ja viestin sisältö. Lomake ei tallenna IP-osoitetta; nopeusrajoitusta varten palvelimelle tallennetaan IP-osoitteesta laskettu tiiviste. |
| Ylläpitoloki | Ajastamon toimet asiakasyrityksen tiedoissa, kuten sopimustietojen muutos (vain kenttien nimet), tukitilan avaus, vienti ja poisto |
Yritysten tiedot, kuten Y-tunnus ja yrityksen osoite, eivät ole henkilötietoja, paitsi jos asiakas on yksityinen elinkeinonharjoittaja.
6. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Tarkoitus | Oikeusperuste (tietosuoja-asetuksen 6 artikla) |
|---|---|
| Palvelusopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano, käyttöönotto ja asiakassuhteen hoito | Sopimus, kun sopijapuoli on rekisteröity itse (esim. toiminimi) (1 b); muuten Ajastamon oikeutettu etu hoitaa asiakassuhdetta yrityksen yhteyshenkilöiden kanssa (1 f) |
| Laskutus, maksujen seuranta ja perintä | Sopimus (1 b) ja oikeutettu etu (1 f); laskujen ja tositteiden säilyttäminen lakisääteinen velvoite (1 c, kirjanpitolaki) |
| Kirjanpito ja verotus | Lakisääteinen velvoite (1 c): kirjanpitolaki ja arvonlisäverolaki |
| Sopimusten sähköinen allekirjoitus ja niiden todentaminen, mukaan lukien allekirjoittajan tunnistaminen tekstiviestillä lähetettävällä vahvistuskoodilla | Sopimus (1 b) ja oikeutettu etu osoittaa sopimuksen syntyminen ja varmistaa, että allekirjoittaja on Asiakkaan ilmoittama yhteyshenkilö (1 f) |
| Käyttötuki ja palvelusta tiedottaminen (esim. huoltokatkot, sopimus- ja hintamuutokset) | Sopimus (1 b) ja oikeutettu etu (1 f) |
| Yhteydenottoihin vastaaminen ja tarjousten laatiminen | Sopimusta edeltävät toimet rekisteröidyn pyynnöstä (1 b) tai oikeutettu etu vastata yhteydenottoihin (1 f) |
| Palvelun käytön seuranta: yrityskohtaiset lukumäärät (esim. koonnit, poistetut tuntikirjaukset, päällekkäiset tai poikkeuksellisen pitkät kirjaukset) laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi ja väärinkäytön ehkäisemiseksi (palvelusopimus 9.5). Laskenta on automaattista, eikä yksittäisiä käyttäjiä tunnisteta tai arvioida. | Oikeutettu etu (1 f): laskutuksen oikeellisuus ja väärinkäytösten ehkäisy (tietosuoja-asetuksen johdanto-osan kappale 47). Tasapainotesti tehty 4.10.2026; yhteenveto saatavilla pyynnöstä. |
| Ajastamon toiminnan valvonta sekä oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen ja puolustaminen (sopimusten ja allekirjoituslokien säilyttäminen) | Oikeutettu etu (1 f) |
| Palvelutiedotteet asiakkaille (huoltokatkot, sopimus- ja hintamuutokset, uudet ominaisuudet) | Oikeutettu etu (1 f). Muuta markkinointia ei lähetetä. Uusista ominaisuuksista kertovat tiedotteet voi kieltää milloin tahansa. |
Yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, koska sopijapuoli on yritys eikä yhteyshenkilö itse; oikeutettu etu on asiakassuhteen hoitaminen sopimuskumppanin nimeämien henkilöiden kanssa. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
7. Säilytysajat
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Yhteys- ja sopimustiedot | Asiakassuhteen ajan ja enintään 2 vuotta sen päättymisestä; e-Kirjurin ylläpidosta tiedot poistuvat asiakasyrityksen tietojen mukana (palvelusopimus 15.3) |
| Allekirjoitetut sopimukset ja allekirjoitusten tapahtumalokit | 10 vuotta sopimuksen päättymisestä, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Peruste on oikeutettu etu (oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen ja puolustaminen); pituus perustuu velan vanhentumisesta annetun lain (728/2003) 7 §:ään, jonka mukaan sopimusrikkomukseen perustuva vaatimus vanhenee viimeistään 10 vuodessa. Allekirjoitettu sopimus säilyy e-Kirjurin ylläpidossa myös asiakasyrityksen tietojen poiston jälkeen (yrityksen tunnistetiedot jäädytetään sopimuksen yhteyteen); kopio on lisäksi Ajastamon sähköpostissa ja allekirjoituspalvelussa (Jotform). |
| Allekirjoittajan tunnistus | Tunnistuksen aika ja numeron neljä viimeistä numeroa säilyvät allekirjoitetun sopimuksen osana kuten sopimukset. Vahvistuskoodi (tiivisteenä) mitätöidään, kun se on käytetty tai vanhentunut. |
| Kirjanpitoaineisto (laskut, tositteet) | 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolaki 2 luku 10 §); tilinpäätös ja varsinainen kirjanpito 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
| Tukipyynnöt ja asiakasviestintä | Asiakassuhteen ajan ja enintään 2 vuotta sen päättymisestä; e-Kirjurin ylläpidosta tukipyynnöt poistuvat asiakasyrityksen tietojen mukana (palvelusopimus 15.3) |
| Yhteydenotot, joista ei synny asiakkuutta | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta |
| Ylläpitoloki | 6 vuotta (poistetun asiakasyrityksen osalta poistosta) |
| Käytön seurannan tulokset | Enintään 12 kuukautta tai mahdollisen oikaisun käsittelyyn asti. Raportti lasketaan pyydettäessä eikä sitä tallenneta; laskennan lähdetietoja (tuntikirjaukset) ei kopioida seurantaa varten. |
Sopimusasiakirjoja ja kirjanpitoaineistoa säilytetään pisimpään; yhteyshenkilön muut tiedot, kuten tukiviestit ja yhteystiedot, poistetaan aikaisemmin taulukon mukaisesti. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päätyttyä.
8. Tietolähteet
- Rekisteröity itse (lomakkeet, sähköposti, puhelin, sopimus)
- Asiakasyritys, jota rekisteröity edustaa
- Julkiset rekisterit, kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ) ja verkkolaskuosoitteiden hakupalvelut
- Sähköisen allekirjoituksen palvelu (allekirjoituksen tapahtumaloki).
9. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille markkinointiin. Tietoja käsittelevät seuraavat palveluntarjoajat. Ne toimivat Ajastamon lukuun, ellei taulukossa toisin mainita:
| Palveluntarjoaja | Tehtävä | Sijainti |
|---|---|---|
| Railway Corporation (Yhdysvallat) | e-Kirjurin ylläpitopaneelin tietokanta: sopimus-, yhteys- ja laskutustiedot, tukipyynnöt sekä ylläpitoloki | Tiedot EU:ssa (Amsterdam, Alankomaat); yhtiön tukitoiminnot Yhdysvalloissa |
| Plus Five Five, Inc. (Resend, Yhdysvallat) | Sähköpostien lähetys e-Kirjurista (esim. tervetuloviesti, allekirjoitettu sopimus, tukipyyntöjen kuittaukset ja laskun eräpäivämuistutus liitteineen); viestit säilyvät 30 päivää | Lähetysalue EU (Irlanti); tilin tiedot Yhdysvalloissa |
| Maventa Oy (Y-tunnus 3478209-8, Visma-konserni) | Laskutusoperaattori: laskujen lähetys verkkolaskuna tai sähköpostilla | EU (AWS); sähköpostilaskujen välitys voi tapahtua Twilio SendGridin kautta Yhdysvalloissa |
| Palveluntarjoajan käyttämä perintäyhtiö (tällä hetkellä Visma Amili Oy), itsenäinen rekisterinpitäjä | Erääntyneiden laskujen maksumuistutukset ja perintä | Suomi |
| Holvi Payment Services Oy | Pankkitili, maksujen vastaanotto ja Holvi Zen -kirjanpitopalvelu | EU |
| Tilitoimisto Lemon Tree Oy (Holvi Zen -palvelun kumppani) | Kirjanpito ja verojen tilitykset | Suomi |
| Jotform Inc. (Yhdysvallat; Jotform-lomake, EU-tili) | Sopimusten sähköinen hyväksyntä ja allekirjoitus | Tiedot EU:ssa (Frankfurt, Saksa); yhtiön tuki Yhdysvalloissa |
| GatewayAPI ApS (Tanska) | Tekstiviestit: sopimuksen allekirjoittajan vahvistuskoodi. Palveluntarjoaja saa puhelinnumeron ja viestin sisällön. Numero säilyy sen lokeissa enintään 30 päivää; tietokannassa numerosta poistetaan neljä viimeistä numeroa, ja tiedot poistetaan 18 kuukauden kuluttua. Viestin sisältö tallennetaan vain tiivisteenä. | EU (GatewayAPI:n EU-palvelu) |
| Domainkeskus Oy | Verkkosivusto ekirjuri.fi, yhteydenottolomake ja sähköpostipalvelin (info@ekirjuri.fi, tuki@ekirjuri.fi) | Suomi |
| Microsoft Ireland Operations Limited / Microsoft Corporation (Outlook) | Sähköpostin luku ja lähetys (info@ekirjuri.fi, tuki@ekirjuri.fi); Outlook synkronoi postin Microsoftin pilvipalvelun kautta | EU / Yhdysvallat |
Laskun tiedot (asiakasyrityksen tiedot, laskurivit ja niillä näkyvät työkohteiden nimet) kulkevat laskutusoperaattorille (Maventa), pankille (Holvi) ja tilitoimistolle (Lemon Tree).
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain perusteella, esimerkiksi verottajalle.
10. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Osa palveluntarjoajista on yhdysvaltalaisia, ja tietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa. Railway Corporation, Plus Five Five, Inc. (Resend), Jotform Inc. ja Microsoft Corporation ovat sertifioituneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework; tarkistettu 30.9.2026), ja lisäksi Railwayn, Resendin ja Jotformin käsittelysopimukset sisältävät Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Muut palveluntarjoajat käsittelevät tietoja EU:ssa tai ETA:ssa. Maventan sähköpostilaskujen välityksessä käyttämän Twilio SendGridin (Yhdysvallat) osalta siirtoperuste on Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet (Maventan alihankkijaluettelon mukaan; Twilio on lisäksi sertifioitunut tietosuojakehykseen). Holvin mahdollisten ETA:n ulkopuolisten alihankkijoiden osalta siirtoperuste on vakiosopimuslausekkeet tai riittävyyspäätös.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, käsitelläänkö tietojasi, ja saada jäljennös tiedoistasi
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojesi poistamista, kun niiden käsittelylle ei ole enää perustetta
- pyytää käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja kieltää suoramarkkinointi
- saada itse toimittamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.
Lähetä pyynnöt osoitteeseen info@ekirjuri.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista.
Lakisääteisesti säilytettäviä tietoja, kuten kirjanpitoaineistoa, ei voida poistaa ennen säilytysajan päättymistä.
12. Tietojen suojaus
- Tietoja käsittelee vain Ajastamo Tmi:n omistaja.
- e-Kirjurin ylläpitoon kirjaudutaan passkeyllä (WebAuthn), ja kaikki ylläpidon toimet kirjataan lokiin.
- Kaikki yhteydet on salattu (HTTPS/TLS).
- Palveluntarjoajien kanssa on tehty tietojenkäsittelyä koskevat sopimukset tai niiden palveluehdot sisältävät tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset käsittelyehdot. Laskutusoperaattorille, maksuliikenteeseen ja kirjanpitoon (Maventa, Holvi, Lemon Tree) päätyy vain lasku, jolla on asiakasyrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus sekä veloitusperusteet. Laskulla ei ole työntekijöiden eikä hyväksyjien tietoja, eikä laskun PDF:llä ole yhteyshenkilöiden tietoja; verkkolaskun sanomassa on laskun toimittamista varten laskutuksen sähköpostiosoite. Työkohteen nimi voi yksittäistapauksessa olla luonnollisen henkilön tieto (esim. kotitalouskohde).
13. Muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun käsittely muuttuu. Päivitetty versio julkaistaan osoitteessa ekirjuri.fi/tietosuoja-asiakkaat.html.