e-Kirjuri › Oppaat ja tarinat › Tilaajan hyväksyntä
Tilaajan hyväksyntä tuntilapuille – yhdellä linkillä, ilman tunnuksia
Tuntityön laskutus on helppoa, kun tilaaja on hyväksynyt tunnit ennen laskua. e-Kirjurissa työnjohtaja kokoaa työkohteen tunnit koonniksi, ja tilaajan edustaja hyväksyy ne sähköpostin linkistä. Hyväksyjä ei tarvitse tunnuksia eikä omaa e-Kirjuria.
Miksi tuntien hyväksyntä takkuaa
Paperiset tuntilaput kiertävät työmaalta toimistoon, ja kuittausta jahdataan puhelimessa ja sähköpostissa. Jos tunnit hyväksytetään vasta laskun jälkeen, tilaaja voi kyseenalaistaa ne, ja laskun maksu viivästyy. Kun hyväksyntä on tehty etukäteen ja siitä jää jälki, keskustelu tunneista käydään ennen laskutusta eikä sen jälkeen.
Näin hyväksyntä toimii e-Kirjurissa
- Työntekijät kirjaavat tunnit puhelimella työmaalta. Kirjaukseen tulee päivä, työkohde ja tunnit sekä tarvittaessa lisätunnit ja työn kuvaus.
- Työnjohtaja kokoaa koonnin. Hän tarkistaa ja tarvittaessa korjaa saman työkohteen tunnit haluamaltaan jaksolta, esimerkiksi viikolta, ja valitsee tilaajan hyväksyjän.
- Hyväksyjä saa sähköpostin. Viestissä on linkki koontiin ja koonti PDF-liitteenä. Hyväksyjä avaa linkin puhelimella tai tietokoneella ja hyväksyy tunnit yhdellä painalluksella.
- Kaikki saavat kuittauksen. Työnjohtaja saa koko koonnin, jokainen työntekijä omat rivinsä ja hyväksyjä hyväksytyn asiakasversion PDF:nä.
Hyväksyjä ei tarvitse tunnuksia
Hyväksyjä voi olla kuka tahansa, jolla on sähköpostiosoite: pääurakoitsijan työnjohtaja, rakennuttajan valvoja, isännöitsijä tai asiakasyrityksen yhteyshenkilö. Asiakkaalle voi tallentaa useita hyväksyjiä, ja jokaiselle koonnille valitaan niistä yksi. Tarvittaessa hyväksyjän nimen ja sähköpostin voi antaa myös kertaluonteisesti.
Hyväksyntälinkki on henkilökohtainen, ja jokainen koonti hyväksytään tai hylätään vain kerran.
Mitä hyväksyjä näkee
Hyväksyjä näkee vain sen, mitä hyväksyntään tarvitaan: asiakkaan, työkohteen ja työnumeron, työnjohtajan lisätiedot sekä rivit päivittäin ja työntekijöittäin tunteineen ja lisätunteineen. Laskutettaviksi merkityt kilometrit näkyvät, mutta päivärahat ja muut palkan osat eivät. Poissaoloja ja sairauslomia tilaaja ei näe koskaan.
Jos tunneissa on virhe
Hyväksyjä voi hylätä koonnin ja kirjoittaa perustelun. Työnjohtaja saa perustelun sähköpostiin, korjaa rivit ja lähettää koonnin uudelleen samaan linkkiin. Hyväksyjä näkee, mitä riveihin on muutettu, joten koko koontia ei tarvitse tarkistaa alusta.
Kuittaus laskun liitteeksi
Hyväksytyssä PDF:ssä on HYVÄKSYTTY-leima, hyväksyjän nimi ja päivämäärä sekä hyväksymishistoria: kuka lähetti, kuka hyväksyi ja milloin. Hyväksytty versio tallentuu pysyvästi, eikä sitä voi poistaa. PDF sopii sellaisenaan tuntityölaskun liitteeksi.
Jos työntekijän veronumero on tarkistettu Verohallinnon veronumerorekisteristä, tarkistuksesta jää merkintä PDF:ään.
Kenelle tilaajan hyväksyntä sopii
- Aliurakoitsijat, jotka laskuttavat pääurakoitsijaa tuntityöstä tai lisätöistä.
- Vuokratyöyritykset, joiden asiakas hyväksyy vuokratyöntekijöiden tunnit.
- Asennus- ja huoltoyritykset, jotka tekevät tuntityötä kiinteistöille ja isännöitsijöille.
Oman yrityksen töissä työnjohtaja hyväksyy tunnit itse, eikä hyväksyntälinkkiä tarvita.
Mitä hyväksyntä maksaa
Hyväksyjälle käyttö on maksutonta. Tuntilapun lähettäjä maksaa 9,90 € asiakkaalle lähetetystä koonnista, ja saman työkohteen koonnit maksavat enintään 29,70 € kuukaudessa. Katso tarkemmin hinnasto ja laskuri.
Usein kysyttyä
Tarvitseeko tilaajan hyväksyjä tunnukset?
Ei. Hyväksyjä saa sähköpostiin henkilökohtaisen linkin ja hyväksyy tunnit sen kautta ilman kirjautumista tai omaa e-Kirjuria.
Voiko hyväksyjiä olla useampi?
Asiakkaalle voi tallentaa useita hyväksyjiä. Jokaiselle koonnille valitaan yksi hyväksyjä, ja hänen hyväksyntänsä riittää.
Mitä tapahtuu, jos tilaaja hylkää tunnit?
Hyväksyjä kirjoittaa perustelun, ja työnjohtaja saa sen sähköpostiin. Korjattu koonti lähetetään uudelleen samaan linkkiin, ja hyväksyjä näkee tehdyt muutokset.
Näkeekö tilaaja työntekijöiden poissaolot tai päivärahat?
Ei. Poissaolot pysyvät erillään tuntilapuista, eivätkä päivärahat näy asiakkaan versiossa.
Kelpaako hyväksytty PDF laskun liitteeksi?
Kyllä. PDF:ssä on HYVÄKSYTTY-leima, hyväksyjän nimi, päivämäärä ja hyväksymishistoria.
Lue myös: Aliurakoitsijan tuntityöt · Tarina: lisätyö, josta ei tullut riitaa · Kaikki oppaat ja tarinat