e-Kirjuri › Oppaat ja tarinat › Tuntilappujen säilytysaika
Kauanko tuntilaput pitää säilyttää?
Tuntilappu voi olla samaan aikaan työaikakirjanpitoa, palkanlaskennan aineistoa ja laskun liite. Siksi sen säilytysaika riippuu siitä, mihin sitä on käytetty. Tähän on koottu yleisimmät säännöt.
Työaikakirjanpito: vähintään vanhentumisajan
Työaikalain (872/2019) mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja niistä maksetuista korotusosista. Kirjanpito on säilytettävä niin kauan kuin saatavat voivat vanhentua (32 §). Käytännössä se tarkoittaa:
- työsuhteen aikana kuluva kalenterivuosi ja kaksi seuraavaa vuotta
- työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta päättymisestä.
Työntekijällä on oikeus saada pyynnöstä kirjallinen selvitys omista merkinnöistään. Kirjanpito on näytettävä myös työsuojeluviranomaiselle ja luottamusmiehelle tai työsuojeluvaltuutetulle.
Laskun liitteenä: kirjanpitolain mukaan
Jos hyväksytty tuntilappu on laskun liite, se on osa kirjanpidon tositetta. Kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpitokirjat ja tilinpäätös säilytetään kymmenen vuotta. Säilytä tuntilappu siis laskun kanssa.
Yhteenveto
| Aineisto | Säilytysaika (vähintään) |
|---|---|
| Työaikakirjanpito työsuhteen aikana | kuluva vuosi + 2 vuotta |
| Työaikakirjanpito työsuhteen päätyttyä | 2 vuotta päättymisestä |
| Tuntilappu laskun liitteenä (tosite) | 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta |
| Kirjanpitokirjat ja tilinpäätös | 10 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta |
Tämä on yleiskatsaus, ei oikeudellinen neuvo. Työehtosopimus tai oma toimiala voi edellyttää pidempää säilytystä. Tarkista epäselvät tapaukset tilitoimistolta.
Miten säilytys hoituu e-Kirjurissa
Jokaisesta hyväksytystä koonnista syntyy PDF, joka lähtee sähköpostilla työnjohtajalle, työntekijöille ja hyväksyjälle. Hyväksytty versio tallentuu palveluun pysyvästi, eikä sitä voi poistaa. Sopimuksen päättyessä tiedot saa vientinä zip-tiedostona. Lakisääteinen säilytys on työnantajan vastuulla, joten tallenna PDF:t samaan paikkaan kuin laskut ja palkka-aineisto.
Usein kysyttyä
Kauanko työaikakirjanpito pitää säilyttää?
Työaikalain 32 §:n mukaan niin kauan kuin saatavat voivat vanhentua: työsuhteen aikana kuluva vuosi ja kaksi seuraavaa vuotta, ja työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta.
Kauanko laskun liitteenä oleva tuntilappu säilytetään?
Tositteena vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Riittääkö sähköinen säilytys?
Kyllä. Tuntilaput ja työaikakirjanpidon voi säilyttää sähköisesti, kunhan ne pysyvät luettavina ja muuttumattomina koko säilytysajan.
Lue myös: Tuntilapun täyttäminen · Tilaajan hyväksyntä · Kaikki oppaat ja tarinat