e-Kirjuri › Oppaat ja tarinat › Perjantai ilman paperisotaa
Perjantai ilman paperisotaa
Tarina on kuvitteellinen esimerkki e-Kirjurin käytöstä. Henkilöt ja yritykset eivät ole todellisia.
Mika on kuuden asentajan sähköurakoitsijan työnjohtaja. Hän palkattiin johtamaan töitä ja pitämään asiakkaat tyytyväisinä, mutta perjantai-iltapäivät kuluivat tuntilappujen parissa. Tämä on tarina siitä, miten ne iltapäivät saatiin takaisin.
Ennen: lappuja kojelaudalla ja Excel auki iltaan
Perjantaina Mika keräsi asentajien paperiset tuntilaput. Osa löytyi pakettiauton kojelaudalta, osa oli kuvattu puhelimella, ja yksi puuttui aina. Käsialasta piti arvata, oliko kohde koulu vai päiväkoti. Sen jälkeen tunnit naputeltiin Exceliin asiakas kerrallaan, taulukot tallennettiin PDF:ksi ja lähetettiin pääurakoitsijalle kuitattaviksi.
Kuittauksia odotettiin. Joku oli lomalla, joku ei ollut nähnyt viestiä. Lasku lähti usein vasta seuraavalla viikolla, ja jos tunneista tuli kysyttävää, asentajan piti muistella, mitä kaksi viikkoa sitten oikein tehtiin.
”Minut palkattiin johtamaan töitä, mutta kirjoitin tunteja koneelle.”
Nyt: tunnit kirjataan siellä, missä työ tehdään
Asentaja kirjaa työpäivän puhelimella ennen kotiinlähtöä: kohteen, tunnit ja tarvittaessa ajetut kilometrit. Siihen menee hetki, eikä mitään tarvitse muistella jälkikäteen.
Maanantaiaamuna Mika avaa e-Kirjurin kahvikupin ääressä. Viikon tunnit ovat valmiina kohteittain. Hän korjaa yhden rivin, jolla kohde oli valittu väärin, ja lähettää koonnin pääurakoitsijan työnjohtajalle. Tämä hyväksyy tunnit sähköpostin linkistä puhelimellaan työmaalla, ilman tunnuksia.
Hyväksynnän jälkeen kaikki saavat kuittauksen: Mika koko koonnin, jokainen asentaja omat rivinsä ja pääurakoitsija leimatun PDF:n. Lasku lähtee samana päivänä, ja hyväksytty tuntilappu on sen liitteenä.
Kilometrit samalla lapulla – ilman lisähintaa
Työntekijä kirjaa ajetut kilometrit ja matkan selitteen samaan tuntikirjaukseen. Kilometrikorvaus lasketaan voimassa olevan verottajan taulukon mukaan, ja työnjohtaja päättää rivikohtaisesti, laskutetaanko kilometrit asiakkaalta. Asiakas näkee vain laskutettaviksi merkityt kilometrit, työntekijä omat kilometrinsä aina. Erillistä ajopäiväkirjaa ei tarvita, eikä kilometrikirjauksesta peritä mitään: ominaisuus sisältyy hintaan.
Mitä muuttui
- Paperilappuja ei enää kerätä, skannata eikä tulkita.
- Exceliä ei tarvita: koonti syntyy asentajien kirjauksista.
- Tunnit hyväksytään ennen laskua, joten laskusta ei tule kyselyitä.
- Kilometrit ovat samalla lapulla, eikä erillistä ajopäiväkirjaa tarvita.
- Perjantai-iltapäivä on taas työnjohtamista varten.
Pienelle ja keskisuurelle urakoitsijalle tärkeintä ei ole raskas järjestelmä, vaan se, että tunnit kulkevat työmaalta asiakkaalle ilman käsityötä. Lue, miten tilaajan hyväksyntä toimii.
Lue myös: Lisätyö, josta ei tullut riitaa · Yksinyrittäjä sai illat takaisin · Kaikki oppaat ja tarinat